2018年10月09日 UPDATE

ファイル共有してビューアーで閲覧!意外と知らない共有・閲覧方法を!

ファイルの共有サービスも増えており、ビューアーを通してデータを確認する人も増えています。共有サービスですが、管理もしっかりとしておりサイトを通してファイルの内容をビューアーを見れるので便利です。今回はGoogleの無料サービスやおすすめドライブをご紹介します。

目次

  1. ファイル共有のビューアーが便利と好評!
  2. ファイルの共有・ビューアーとは?
  3. ファイルの共有とビューアーで閲覧の魅力はこちら!
  4. 共有サービスはデメリットも存在!
  5. 法人の方は特にファイルの共有とビューアーでの閲覧はおすすめ!
  6. ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイトはこちら!
  7. ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト① Googleドライブ
  8. ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト② Dropbox
  9. ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト③ MEGA
  10. ファイルの共有とビューアーの安全面は大丈夫?
  11. 【まとめ】便利な情報共有サービスを活用しよう!

ファイル共有のビューアーが便利と好評!

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引用: https://pocketselection.com/wp-content/uploads/2017/08/5ddcc5515a0923f56c3109d8e72daf5d_m.jpg
ファイルの共有は今使っている人も多いのですが、皆さんは利用していますか?ファイルの共有はかなり便利で、最近ではサイト・ドライブの専用ビューアーで閲覧してデータなどを確認する方が多いです。このファイルの共有やビューアーのサービスは昔と比べて圧倒的に進化しているので、今回はそのようなファイルの共有とビューアーでの閲覧についてご紹介したいと思います。

ファイルの共有・ビューアーとは?

Online storage
引用: https://www.unionnet.jp/wp/wp-content/uploads/2018/03/online-storage.jpg
まず最初はファイルの共有とビューアーについてご紹介したいと思います。機械系の言葉があまり良くわからないという方はこのファイルの共有とビューアーという言葉自体もわからない方が多いです。使い方や閲覧方法も合わせてご紹介しますので、ぜひご参考いただけたらと思います。

ファイルの共有とは?

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引用: https://www.kyoceradocumentsolutions.co.jp/solution/box/functions/storage/images/pict01.png
まず最初にご紹介するのはファイルの共有です。共有とは言葉のイメージからもわかるように、他の人と情報を共有するという意味です。そのため、例えばEXCELファイルがあるとするとそのEXCELファイルを多くの方が確認して情報を共有し合うことをファイルの共有ということが多いです。一台のパソコンに入っているデータをそのパソコンを使用せず他の方も見れるというイメージを持つとわかりやすいかと思います。

ビューアーとは?

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引用: https://www.asobou.co.jp/blog/wp-content/uploads/2017/02/on-linestorage.png
次にご紹介するのはビューアーです。ビューアーはサービス上の閲覧方法と言えます。というのも、データを確認するにはその専用のアプリ・ファイルを入れる必要があるのですが、ビューアーは一般的にはそのサービスが使用している閲覧方法を使用して確認するというものです。そのため、サービスに登録してそこにデータを入れることによって他の人がビューアーという閲覧専用サービスを利用してデータを確認することができます。

ファイルの共有とビューアーで閲覧の魅力はこちら!

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引用: https://minory.org/wp-content/uploads/2018/02/online-storage-pydio.png
ファイルの共有とビューアーについてご紹介しましたが、次はファイルの共有とビューアーの魅力についてご紹介したいと思います。やはり他のデータ管理とは違った魅力がありますので、ぜひ個人の方を含め法人の方もご参考いただけたらと思います。

ファイルの共有とビューアーで閲覧の魅力① データ量の幅がかなり広い

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引用: https://www.kyoceradocumentsolutions.co.jp/solution/box/functions/storage/images/pict07.png
まず最初に挙げられる魅力はデータ量の幅が広いという点です。これは少しむずかしい話になるのですが、データを共有する際にデータを入れる場所はオンラインストレージという場合があります。このオンラインストレージは容量のことを指すのですが、一般的なパソコンの容量以上のデータを収納することができます。そのため、仕事などで使っているデータなどを移すことができるので、仕事のパソコンに負担が少なくすることが可能です。

ファイルの共有とビューアーで閲覧の魅力② 常に情報の共有ができやすい

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引用: http://ringlog.info/wp-content/uploads/2015/06/0100-1024x483.jpg
次に挙げられる魅力は常に情報の共有ができやすいという点です。これはオンラインストレージ上にデータを移すことによって、そのオンラインストレージを通して多くの方が共有できるという点です。もっとわかりやすく言うと、途中でもご紹介した本来パソコン1台に入っているデータをネット上に移行してそこを通して多くの方が確認することができます。ネット上にデータが存在するため、会社じゃない場所でもデータを確認することが可能です。
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引用: https://s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/goodspress/cms/wp-content/uploads/2016/11/PB1281922-720x540.jpg
さらに、最近ではファイル共有サービスも進化しているので、スマホでもオンラインストレージ上のデータを確認することが可能です。そのため、ワードやエクセルはもちろんパワーポイントなどのデータも確認することが可能です。もちろんデータ入力ファイルだけでなく、画像や写真・動画なども確認できるので、多様性に優れており、かなり便利です。

ファイルの共有とビューアーで閲覧の魅力③ 資料の整理ができる

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引用: http://livedoor.blogimg.jp/ld_directors/imgs/3/2/3212235e.jpg?240400
次に挙げられる魅力は資料の整理ができるという点です。これはどういうことかという、普段データなどはまとめていると思いますが、資料などが多いとごちゃごちゃになってしまう人もいます。特に会社などでは多いのですが、オンラインストレージなどでは容量が大きいため、より細かく分けることが可能です。そのため、スッキリとまとめることができるので、効率化も図りやすいです。
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引用: https://trendy.nikkeibp.co.jp/article/pickup/20140918/1060103/thumb_400_22_px400.jpg
まとめられた資料は他の端末でも確認可能です。スマホはもちろんのことタブレットなどでも確認することができ、さらに利便性に優れていると言えます。まとめられた資料を即座にどこでも確認できるので、常に最新の情報を共有し合うことが可能です。

共有サービスはデメリットも存在!

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引用: https://directcloud.jp/images/fileshare/banner_fileshare.jpg
共有サービスの魅力についてご紹介しましたが、共有サービスにもデメリットが存在します。このデメリットとしてあげられるのがイレギュラーに弱いという点です。最近では震災などが多くなっているので、トラブルが起きることが多いのですが、このトラブル・イレギュラーが発生した場合は共有サービスを管理しているところが対応します。そのため、イレギュラーが置きた場合は作業などが遅くなる可能性があるので、その点はデメリットと言えます。

法人の方は特にファイルの共有とビューアーでの閲覧はおすすめ!

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引用: http://crusaders.co.jp/wp3/wp-content/uploads/2014/08/news-office1.jpg
データ共有サービスは特に法人の方におすすめです。法人では取り扱っているデータも莫大なものだと思います。しかし、パソコンにもそれぞれ容量が存在し、管理できる量が存在します。しかし、オンラインストレージなどは莫大な収納容量を持っているので、ほとんどのデータをまとめることができます。サービスによっては4000GBまで管理できるサービスも存在するので、まさに無限大に近いと言えます。

ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイトはこちら!

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引用: https://navi.dropbox.jp/wp-content/uploads/2016/12/windows8-file-share-00-780x400.jpg
ファイルの共有やビューアーについてご紹介しましたが、次は実際におすすめの無料サービス・サイトについてご紹介したいと思います。すでにご存知の方もいるかも知れませんが、特に人気のものを挙げているのでまだご存じないものも含めてご参考いただけたらと思います。

ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト① Googleドライブ

Onlinestorage
引用: http://jihibooks.com/print/wp/wp-content/uploads/2014/04/onlinestorage.jpg
まず最初に挙げられるのがGoogleドライブです。Googleドライブは多くの方がご存知だと思いますが、オンラインストレージの中でも使いやすいと好評です。もちろんGoogleらしい無料のサービスなのですが、データをGoogle Drive上に上げて共有したい人に権限を渡し、データを共有し合うというような形になります。

ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト② Dropbox

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引用: https://navi.dropbox.jp/wp-content/uploads/2016/01/header_logo.png
次にご紹介するおすすめの無料サイト・サービスはDropboxです。Dropboxもオンラインストレージの代表格とも言われている人気サービスです。無料で使用する場合は2GBまでのデータを収納することができますが、月々1200円を支払うと1000GBまでのデータを収納することができます。データも共有しやすいので使い勝手がいいです。

ファイル共有のおすすめの無料サービス・サイト③ MEGA

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引用: https://digitechtricks.com/wp-content/uploads/2017/04/mega.jpg
次にご紹介するおすすめのサービスはMEGAです。MEGAは世界中で有名なのですが、その人気は圧倒的な容量です。途中でご紹介したGoogleドライブは無料で15GB、Dropboxは2GBですが、MEGAは無料で50GB収納可能です。さらに、途中でも上げた4000GBはこのMEGAのサービスに存在します。無限に近い大容量を使用したい方はかなりおすすめです。

ファイルの共有とビューアーの安全面は大丈夫?

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引用: https://ds-b.jp/ds/files/libs/9850/s/20171027145623590.jpg?1509083811
ファイルの共有サイトとビューアーでの閲覧で多くの方が気になるのはセキュリティ面だと思います。やはりファイルの共有とセキュリティの心配は切っても切り離せない関係と言えます。最近ではサービスもしっかりとしているので、比較的セキュリティ面は安全です。情報が外に漏れてしまうということは比較的少ないのでご安心ください。

情報管理の徹底を!

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引用: https://img15.shop-pro.jp/PA01083/600/product/132857840.jpg?cmsp_timestamp=20180629140122
セキュリティ面は安心とご紹介しましたが、注意点が存在します。その注意点としてあげられるのが管理の権限です。というのも、権限を与えた方はビューアーを通してデータの確認ができるのですが、この権限の管理を怠ってしまい、関係ない人に与えてしまうとその人も閲覧できるようになります。そのため、権限の管理は徹底するようにしましょう。

機密事項のデータなどは二重ロックを!

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引用: https://s3-ap-northeast-1.amazonaws.com/cdn.appli-world.jp/production/imgs/images/000/013/282/original.jpg?1536929473
とても重要なデータなどはできれば二重のロックを掛けるのが好ましいです。機密事項はほとんどの方が二重ロック、三重ロックとかけているのですが、これはやはり外に漏れてしまったときの対策となっています。そのため、オンラインストレージをする際には大切なデータは二重ロック以上のものも施すのがおすすめです。

【まとめ】便利な情報共有サービスを活用しよう!

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引用: https://security.cec-ltd.co.jp/wp/wp-content/themes/cyber_next/individual/utm/img/img_cnt02_03.jpg
今回はファイルの共有とビューアーについてご紹介しましたがいかがだったでしょうか。Google Driveなどが特に有名なのですが、Google以外にも人気のサービスが存在します。かなり便利で、個人の方を含め法人でも使用されていることが多いので、ぜひ皆さんも使用してみていただけたらと思います。
サムネイル画像は下記より引用しました。
出典: http://www.ctc-g.co.jp/solutions/box/img/pic_01.jpg