ビジネス文書の書き出しや締めには決まりがある
引用: https://www.instagram.com/p/BP7oPSFA_Av/?hl=ja&tagged=%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E6%96%87%E6%9B%B8
ビジネス文書を書く上で大事になってくるのは、形式にのっとっていること。日本は古くから礼節を重んじる文化が発達しており、ビジネス文書の書き出しや締めにもある一定の決まりがあるのです。友達に送るようなフランクなメールや文書では信用度も下がっていくというもの。社会人として大切なビジネス文書の書き方を学ぶのは必須スキルだと言えるでしょう。
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ビジネス文書の書き方はまず頭語から
ぐっと様式感が強まる
引用: https://www.instagram.com/p/Bh9eMrflQdi/?hl=ja&tagged=%E4%B8%87%E5%B9%B4%E7%AD%86
ビジネス文書を書く上で意識したいのは頭語とよばれる書き出しの挨拶。拝啓や前略など一度は目にしたことがある方も多いのではないでしょうか。この頭語がついているかいないかでビジネス文書の様式感も違ってくるというもの。適切な頭語を使うことにより、より信用のおけるビジネス文書にすることができます。
適切な書き出しと締めの組み合わせを覚えよう
引用: https://www.instagram.com/p/Bh9F_i8gMDx/?hl=ja&tagged=%E4%B8%87%E5%B9%B4%E7%AD%86
頭語には組み合わせのパターンがあり、それぞれ遂にになる書き出しと締めがあります。組み合わせを間違ってしまうとせっかくのビジネス文書も台無しになってしまいます。そこで以下ではビジネス文書の頭語についてまとめてみました。ぜひ参考にしてメールや文書に取り入れてみましょう。最後には時候の挨拶の書き方もご紹介いたします。
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ビジネス文書の書き出しと締め：①オールマイティに使える「拝啓」
使いやすい書き出しの「拝啓」
引用: https://www.instagram.com/p/Bg0LXVlBBGP/?hl=ja&tagged=%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB
まず最初にご紹介したいのがこの「拝啓」。「謹んで申し上げます」という意味があるこの「拝啓」は一般的なビジネス文書に最も使われる頭語で、シチュエーションを選ばないオールマイティな頭語となっています。「拝啓」の他にも「拝呈」や「啓上」にも同じような意味があります。
対となる締めは「敬具」や「敬白」
引用: https://www.instagram.com/p/BgiB3ylHC9B/?hl=ja&tagged=%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB
この「拝啓」と対となる締めは「敬具」。こちらは「謹んで申し上げました」という意味があります。「拝呈」を使った場合には「敬白」、「啓上」を使った場合は「敬具」で締めるのが正しいとされています。
ビジネス文書の書き出しと締め：②よりかしこまったシチュエーションで使える「謹啓」
より格式の高い相手に送る文書に
引用: https://www.pakutaso.com/20170739184post-12334.html
「謹啓」は「拝啓」と比べてより敬意を強めた書き出しの語句となります。そのため、取引先や上司の方などに使うと、あなたに敬意を持っていますという意味を伝えられるのでおすすめです。また、初めて文書やメールを送る相手にもこの「謹啓」は適切とされています。
対になる締めは「謹白」「敬白」「頓首」など
引用: https://www.pakutaso.com/20170425109post-11191.html
対になる締めの語句は「謹白」「敬白」「頓首」など。どれを使っても構わないとされていますが、一般的には「謹白」を使うものとされています。
ビジネス文書の書き出しと締め：③取り急ぎの意味がある「前略」
時候の挨拶などを省略するときに使う「前略」
引用: https://www.instagram.com/p/Bh8CaL8BEJB/?hl=ja&tagged=%E3%83%8E%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3
「前略」は急ぎのメールや文書を送る際に使われる書き出しの語句です。「取り急ぎ失礼します」という意味があり、その名の通り前文を略す際に使用されます。そのため、この語句の後には時候の挨拶やますますご清栄のこと～などの挨拶を書かないのが決まりとされています。
ビジネス文書には不向きかも
引用: https://www.instagram.com/p/Bh6Kb1yl9XZ/?hl=ja&tagged=%E3%83%8E%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3
よほど緊急の用事ではない限りこの「前略」はビジネス文書では使わないのがベター。敬意を表現しているとは言いづらいので、もしかすると受け手によっては不快感を抱かせてしまうかもしれません。この「前略」と対になる語句には「草々」や「早々」などを使うのが一般的です。
ビジネス文書の書き出しと締め：④返信を書く際に使う「拝復」
返信の際に使いたい「拝復」
引用: https://www.instagram.com/p/Bh2utPaHGl0/?hl=ja&tagged=%E3%83%8E%E3%83%BC%E3%83%88%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3
「拝復」は頂いた文書やメールなどに返信を送る際の書き出しの語句。「つつしんで返信いたします」という意味があります。「拝復」と対になる語句は「敬具」や「敬答」、「拝答」などを組み合わせるのがマナーです。
ビジネス文書の書き出しと締め：⑤初めましての文書は柔軟に書き出す
はじめて文書を送る相手には柔軟な書き出しの言葉を
引用: https://www.instagram.com/p/Bh9ArhBguW4/?hl=ja&tagged=%E4%B8%87%E5%B9%B4%E7%AD%86
はじめて文書を送る相手には、書き出しに柔軟な挨拶を取り入れるとぐっと信頼度が上がります。「はじめてメールを送らせていただきます」や「突然のご連絡失礼いたします」などと一言添えるのがマナーです。自分が誰なのかわかるような簡潔な自己紹介も書いてあるとスムーズにやり取りができるでしょう。
もちろん「拝啓」や「謹啓」もオーケー
引用: https://www.instagram.com/p/BhfSIXDFte1/?hl=ja&tagged=%E4%BE%BF%E7%AE%8B
もちろん上記の言葉の前に「拝啓」や「謹啓」を添えるのもオーケー。特に初めての取引先などには最大限の敬意を表現するために「謹啓」を使うのがおすすめです。
ビジネス文書の書き出しと締め：⑥時候の挨拶を取り入れよう
頭語の後には時候の挨拶を添えるのがマナー
引用: https://www.instagram.com/p/1vbinFIsTO/?hl=ja&tagged=%E6%99%82%E5%80%99
頭語の後には時候の挨拶を添えましょう。～の候といった書き出しで始まる定型文のようなものです。その季節に合った時候の挨拶があるので、適切なものを選ぶのがポイントです。一例をあげると春なら、「春暖の候」や「若葉萌えいづる頃」、「春寒次第に緩み」などです。
時候の挨拶の後には感謝や祝福の言葉を添えて
引用: https://www.instagram.com/p/Bh5DVdCgVEE/?hl=ja&tagged=%E3%81%8A%E7%A5%9D%E3%81%84
時候の挨拶の後には相手の活躍をお祝いする言葉を添えるのがビジネス文書のマナー。感謝の言葉も同時に添えてあるとスマートです。「貴社にはいよいよ御清栄のこととお慶び申し上げます」や「平素はひとかたならぬ御高配を賜り、深く感謝申し上げます」などが一般的。ほかにも祝福や感謝の言葉はたくさんあるので、文書を送る相手によって様々に使い分けてみましょう。
ビジネス文書の書き出しと締め：⑦ビジネス文書の文例集
一般的なビジネス文書の書き出し例
引用: https://www.instagram.com/p/Bh6t3I6g3hR/?hl=ja&tagged=%E4%B8%87%E5%B9%B4%E7%AD%86
拝啓 春暖の候、Ａ社様におかれましてはますますご健勝のこととお慶び申し上げます。～ 敬具
拝啓 春の日差しが暖かく感じる季節、Ｂ社様におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。～ 敬具
謹啓 薫風の候、Ｂ社様におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。～ 謹白
拝復 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。さて～の件につきましては～ 敬具
ビジネスメールで気を付けたいポイントや書き方とは？
引用: https://www.instagram.com/p/Bg2SCTUh7ps/?hl=ja&tagged=%E3%83%93%E3%82%B8%E3%83%8D%E3%82%B9%E3%83%A1%E3%83%BC%E3%83%AB
社会人になるとビジネスのやり取りはもっぱらメールで行います。ビジネスメールは簡単に送ることができる反面、気を付けないと誤解やすれ違いを起こしてしまう危険もあります。そこで以下ではビジネスメールで気を付けたいマナーや書き方をご紹介いたします。
ビジネスメールでのマナーや書き方：①件名には具体的な内容を簡潔に記す
返信するときにもわかりやすくなる
引用: https://www.instagram.com/p/Bgi5Ub7F1oN/?hl=ja&tagged=%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3%E4%BD%9C%E6%A5%AD
ビジネスメールの件名には内容の要点をまとめたものを簡潔に記すようにしましょう。このことにより、迷惑メールとの取り違えを防ぎ、返信をする際にも内容を理解しやすくする効果があります。間違っても無題で送ったりしてはいけません。
ビジネスメールでのマナーや書き方：②送り先の相手をしっかりと書く
メールの取り違えを防ぐ
引用: https://www.instagram.com/p/Bfsn-KqnKHh/?hl=ja&tagged=%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3%E4%BD%9C%E6%A5%AD
件名のあとには、上記の頭語や時候の挨拶を書くより先に送信先の相手の所属や名前を記すようにしましょう。会社では一括でメールを管理しているところもあり、所属先などをあらかじめ示していることによりメールの取り違えを防ぐことができます。
ビジネスメールでのマナーや書き方：③返信の際は件名を変えないように注意
なるべくやり取りをしたままの件名にする
引用: https://www.instagram.com/p/BesaIdgBijq/?hl=ja&tagged=%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3%E4%BD%9C%E6%A5%AD
返信の時には、件名を変えないようにするのがポイント。件名を変えてしまうと別件のことかと勘違いしやすくなりスムーズなやりとりの邪魔になってしまいます。Re.などがあまりにも連なり過ぎている場合は適宜削除してもよいですが、なるべく件名の欄はそのまま残しておくようにしましょう。
まとめ
引用: https://www.instagram.com/p/BehY1wjABrE/?hl=ja&tagged=%E3%83%91%E3%82%BD%E3%82%B3%E3%83%B3%E4%BD%9C%E6%A5%AD
以上、ビジネスメールの書き出しやビジネスメールのマナーや書き方についてご紹介いたしました。定型文を覚えることによってぐっと書きやすくなるビジネス文書。頭語や時候の挨拶をマスターして社会人らしい文章を書きましょう。
